زمان؛ این نادرترین منبع ارزشمند در اختیار بشر، مدت زیادی نیست که جایگاه خود را به عنوان یکی از عوامل اصلی موفقیت انسان در جامعه باز کرده و در واقع از دوران انقلاب صنعتی بود که مدیران متوجه اهمیت آن شدند. موقعی که مدیران و تجار متوجه شدند که زمان منبعی بی مانند است و اگر از دست برود، جایگزین نخواهد داشت.

بعدها در اوایل قرن بیستم که نخستین توجهات جدی به مدیریت زمان صورت گرفت، موضوع زمان سنجی مطرح شد تا برای هر کاری و تولید هر قطعه ای زمان لازم معین شود و از آن به بعد، بحث مدیریت زمان هر روزه اهمیت بیشتری یافته است.

طوری که حالا زمان سنجی از ابزارهای مهم و رایج در صنعت و تجارت است و در ابعادی بزرگتر و وسیع تر، مدیران در پی استفاده مناسب از زمان در راستای بکارگیری بهینه و به موقع از نیروی انسانی و تجهیزات و منابع مالی در راه رسیدن به اهداف فردی و سازمانی هستند.

سطح های مدیریت زمان

در عالم واقع تمام اعمال انسان بعد زمانی و مکانی دارند. ارتباط این ابعاد نیز ارتباطی تعاملی است. زمان دارای دو جنبه اصلی مادی و روانی است. زمان مادی زمانی است که برای انجام کار صرف می کنیم اما زمان روانی احساس طول مدت ذهنی و عاطفی است که در هنگام انجام یک کار داریم چرا که ما در هر صورت به گذشت زمان واقفیم و حتی اگر در تاریکی و سکوت و بدون هیچ احساس جسمی نیز قرار بگیریم باز نسبت به گذشت زمان واقفیم و طول مدت را حس می کنیم. شاید بتوان گفت دلیل فهمیدن گذشت زمان آگاهی ناخودآگاه ما نسبت به ریتم های جسمی مان مثل ضربان و تپش قلب و تنفس است.

سطح اول مدیریت زمان را می توانیم به صورت موجودی ها توصیف کنیم. تمام تلاشی که ما به طور شفاهی برای بیان اهمیت وقتمان صرف می کنیم در این دسته قرار می گیرد.

تقویم ها ودفترچه های قرار ملاقات معرف دومین سطح مدیریت زمان است. این نیز بازتابی از کوشش بی وقفه ای است که سعی می کند فعالیت های آینده را پیش بینی و برنامه ریزی کند.

سومین سطح مدیریت زمان که ما با آن روبروییم نقطه نظرهای مهمی از قبیل اولویت بندی، توصیف ارزش ها و مقایسه ارزشمندی نسبی فعالیت های مبتنی بر روابط، هدف گذاری اهداف کوتاه مدت و میان مدت و بلندمدت را شامل می شود. این سطح در واقع برنامه ریزی به شیوه ای است که اهداف و فعالیت هایی که از بیشترین ارزشمندی برخوردار است مطرح می شود و به منصه عمل درآید.

اما سطح چهارم مدیریت زمان که با شیوه های قبلی کاملا متفاوت است، بر حفظ و حراست و خودجوشی و کیفیت زندگی تاکید دارد و محدودیت و احساس دشواری سطح سوم را نیز ندارد.

 این سطح بر این ادعاست که مشکل مدیریت زمان کیفیتی بیرونی نیست بلکه اداره اوضاع و شرایط خویش و توجه به خود است چرا که خوشنودی و رضایتمندی تابع انتظارات و شناخت ماست. سطح چهارم به جای اینکه اشیا و زمان را کانون توجه خود قرار دهد به حفظ و گسترش روابط و تحقق نتایج می اندیشد. در واقع این سطح می کوشد توازنی بین بازار و قابلیت تولید برقرار کند.

مدیریت زمان در بازار که نتیجه چهارمین سطح مدیریت زمان است به طور کل سپری شدن اوقات مدیران بازار را بررسی می کند. دو معیار اصلی در تقسیم بندی زمان عبارتند از:

- فوریت: کارهایی که مستلزم توجه فوری هستند. برای مثال پاسخ به زنگ تلفن در هر شرایطی امری الزامی است. اغلب مدیران نمی توانند نسبت به شنیدن صدای ممتد زنگ تلفن بی تفاوت باشند. ممکن است ساعت ها وقت خود را در تهیه مطلبی صرف کنیم و خود را برای گفت و گو درباره موضوعی خاص در جلسه ای مهم آماده کنیم اما به محض اینکه تلفن زنگ بزند پاسخ به تلفن نسبت به جلسه اولویت پیدا می کند.

- ضرورت: که به نتایج کار مربوط می شود. هر ضرورتی در رسیدن به رسالت و ارزش ها و اهداف مهم و طراز اول ما را یاری می کند. موارد ضروری فاقد فوریت اما نیازمند طمأنینه و ابتکار عمل و خوی و سرشت عامل بودن هستند. اگر تصور و تصویری روشن از موارد ضروری و نتایج مطلوب و دلخواه زندگی پیش رو نداشته باشیم به سادگی در مسیری قرار می گیریم که تنها نسبت به کارهای فوری واکنش نشان می دهیم!

ضروری چیست؟ فوری چیست؟

1- کارهای فوری و ضروری: شامل بحران ها و مشکلات حاد و طرح های مهلت دار است. کارهای اینگونه به طور معمول مسائلی هستند که دردسرساز و ناخواسته اند. همه ما در زندگی با بحران ها و مسائلی روبروییم اما بعضی افراد با تمرکز بر این بخش زندگی خود را به ورطه تباهی می کشند. مثل مدیران و تجاری که به شدت تحت تاثیر بحران ها قرار می گیرند و تولیدکنندگانی که همیشه از برنامه تولید عقب هستند. مادامی که ذهن مدیران به مسائلی از این دست مشغول باشد این مسائل بزرگتر و بزرگتر می شوند تا عاقبت به طورکامل مدیر را تحت نفوذ خود درآورده و با ضربات کوبنده از میدان به در کنند.

2- کارهای ضروری و غیرفوری: این کارها شامل امور برنامه ریزی و تفریح سازنده و شناخت فرصت های تازه و ایجاد ارتباط و آموزش و پیشگیری مشکلات بازار است. این نوع فعالیت ها کانون مدیریت موثر بازار هستند که به کارهای غیرفوری ودر عین حال ضروری می پردازند. کارهایی از قبیل نوشتن وظایف فردی و برنامه ریزی بلندمدت و ورزش و تدارکات برای پیشگیری رویدادهای غیرمترقبه و تمام کارهایی که همه ما به اهمیت آنها واقفیم و تنها به صرف اینکه فوریت ندارند از انجام آنها طفره می رویم. کنترل و داشتن مسائل محدود و نظم و توازن و بینش و دیدگاه روشن شاخصه این وضعیت است.

3- کارهای غیرضروری و فوری: اینها دزد تمرکز و زمانند، مانند بعضی از تلفن ها و نامه ها و گزارش ها و بعضی جلسات! در واقع افراد در این شرایط کارهایی را انجام می دهند که اغلب این کارها به اولویت و انتظارات تعیین شده از سوی دیگران بستگی دارد. این حالت که از توجه کوتاه مدت ناشی می شود از بی ارزش دانستن طرح ها و اهدافی می آید و باعث احساس قربانی بودن و بی ارادگی شده و روابط راست و گسسته کرده و به نوعی بوقلمون صفتی منجر می شود.

4- کارهای غیرضروری و غیرفوری: بطالت محض است. نه ضرورت دارد و نه فوریت. تمایل به سمت کارهای سطح پایین و اتلاف وقت و سرگرمی های زودگذر. برخی روانکاوان انجام اموری از این دست را به نوعی فرار از خود نسبت می دهند که فرد برای گریز از تنهایی و روبرو شدن با خود به هر کاری رو می آورد. مدیران بازاری که تقریبا تمام وقت خود را به کارهای 3 و 4 اختصاص می دهند اساسا افرادی بی مسئولیت هستند. می گویند ناپلئون نامه هایی را که به دستش می رسید همه را گوشه کشوی میز کارش می انداخت و بعد از 15 روز به سراغ آنها می رفت و معمولا مشاهده می کرد که بیشتر مسائلی که در نامه ها ذکر شده بودند، خود به خود حل شده بدون اینکه نیازی به دخالت او باشد و بدون اینکه ذهنش را به آن مسائل آلوده کرده باشد. که این می تواند نمونه بارزی از تمرکز حواس به مسائل ضروری غیرفوری باشد.

زمان و تقسیم بندی وظایف مدیریت

متغیرها و عواملی که یک مدیر با آنها سر و کار دارد، بسیار زیادند و البته غیرقابل پیش بینی! مدیران اغلب به غیر از ارتباط هایی که در داخل سازمان با همکاران خود دارند با عوامل اثرگذار بسیاری در خارج از سازمان نیز تعامل دارند که هر یک حاز این عوامل می توانند به راحتی مدیر را وادارند که به کارهایی به غیر از کارهای ضروری و غیرفوری بپردازد؛ بحران هایی مثل برگشت کالاهای مرجوعی و کاهش نقدینگی و کم بودن مواد اولیه در بازار بحران هایی معمول هستند که می توانند مدیر را همیشه در حیطه کارهای ضروری و فوری فرو ببرند.



هر یک از ما در لحظه لحظه زندگی خود باید کاملا شفاف و بدون اینکه خودسانسوری کنیم، بدانیم که چه کار می کنیم و آیا این کاری که می کنیم در راستای اهداف بلندمدت ماست یا نه؟ باید این سوال را از خود بپرسیم و در پاسخ به خود صادق باشیم که ما در کدام یک از ابعاد مشغولیم و همین کاری که حالا می کنیم و کارهایی که برای امروز و این هفته خود داریم تا چه حد با اهداف برنامه های بلندمدت ما در زندگی سازگار هستند و آیا به کارهای ضروری و غیرفوری مشغولیم؟ شما چقدر برای وقت تان ارزش قائلید؟ تا به حال چقدر برای وقت تان برنامه ریزی کرده اید؟ تا چه حد به اهدافتان دست یافته اید؟ یادمان باشد که: «یکی از این روزها هیچ یک از این روزها نیست، امروز روزی است که باید کاری بزرگ را آغاز کرد. چشم را باید شست، جور دیگر باید دید.»